Cum sa configurezi meniul vocal IVR

IVR-ul tau e prima impresie pe care o au clientii despre firma ta. Un IVR bine configurat directioneaza eficient si suna profesional. Unul prost configurat frustreaza si face clientii sa inchida.

Nu trebuie sa configurezi singur. La activarea centralei, echipa noastra configureaza IVR-ul impreuna cu tine. Acest ghid te ajuta sa pregatesti structura si textele inainte de implementare — ca totul sa mearga rapid.

In acest ghid iti arat cum sa il faci corect.

Inainte de configurare: Planifica structura

Cel mai important pas e sa planifici pe hartie inainte de a configura. Raspunde la aceste intrebari:

Cate departamente/persoane primesc apeluri externe? Fiecare ar trebui sa fie o optiune in meniu.

Exista intrebari frecvente la care un mesaj automat ar raspunde? Ex: “Pentru programul nostru de lucru, apasati 4” — elibereaza receptia de apeluri repetitive.

Care e cea mai frecventa destinatie a apelurilor? Aceea ar trebui sa fie optiunea 1 (cea mai usor de apasat).

Structura recomandata

IVR simplu (2-3 destinatii):

Buna ziua! Ati sunat la [Firma].
→ 1 pentru Vanzari
→ 2 pentru Suport
→ 0 pentru operator

IVR mediu (4-5 destinatii):

Buna ziua! Ati sunat la [Firma].
→ 1 pentru Departamentul Vanzari
→ 2 pentru Suport tehnic
→ 3 pentru Contabilitate
→ 4 pentru Programul nostru de lucru
→ 0 pentru a vorbi cu un operator

IVR cu submeniu:

Buna ziua! Ati sunat la [Firma].
→ 1 pentru Vanzari
   → 1.1 pentru Vanzari produse
   → 1.2 pentru Vanzari servicii
→ 2 pentru Suport
→ 0 pentru operator

Atentie: Submeniunile fac IVR-ul mai complex. Foloseste-le doar daca e necesar.

Textul mesajelor vocale

Reguli pentru mesaje bune:

1. Salut scurt Nu: “Buna ziua! Va salutam cu caldura la linia telefonica a firmei noastre de servicii profesionale…” Da: “Buna ziua! Ati sunat la [Firma].”

2. Optiunile cat mai scurte Nu: “Pentru a vorbi cu un reprezentant din departamentul nostru de vanzari, care va poate ajuta cu informatii despre produsele si serviciile noastre, apasati tasta 1” Da: “Apasati 1 pentru Vanzari”

3. Optiunea 0 pentru operator — mereu Nu toata lumea vrea sa navigheze prin meniu. Optiunea 0 e de ajutor pentru clientii mai putin tehnici.

4. Mentionezi optiunile, nu invers Da: “Apasati 1 pentru Vanzari” (actiunea inainte de rezultat) Nu: “Pentru Vanzari, apasati 1” (e mai greu de procesat cognitiv)

Exemplu de mesaj complet:

“Buna ziua! Ati sunat la Firma X. Apasati 1 pentru Vanzari. Apasati 2 pentru Suport tehnic. Apasati 3 pentru Contabilitate. Sau asteptati sa va preia un operator.”

Durata: sub 15 secunde. Clientii nu au rabdare la mesaje lungi.

Vocea inregistrarii

La centrala noastra, mesajele IVR sunt inregistrate de crainici profesionisti — nu sunt sintetizate de AI.

Ce iti oferim:

• Maya — voce calda, feminina, ideala pentru servicii, clinici, retail
• Leo — voce profunda, masculina, ideala pentru servicii tehnice, auto, constructii

Asculta ambele voci pe pagina de demo →

Daca vrei alta voce sau o inregistrare cu un angajat al firmei, discutam la implementare.

Comportament la timeout (clientul nu apasa nimic)

Daca clientul nu apasa nicio tasta in 5 secunde, ai 3 optiuni:

1. Repeta mesajul (implicit)
2. Transfera la operator
3. Reda mesaj de fallback si inchide

Recomandam optiunea 2 (transfer la operator) — nu toata lumea stie sa foloseasca IVR-ul (mai ales clientii mai in varsta).

Modificari dupa go-live

IVR-ul nu e static. Poti modifica oricand:

• Textul mesajelor (necesita reinregistrare)
• Rutele (spre cine merge apelul)
• Orele de functionare

Pentru orice modificare, contacteaza echipa noastra de suport.

Urmatorul ghid: Cum sa folosesti aplicatia Blureon Phone →